KỸ NĂNG CẦN CÓ TRONG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ (2) Kỹ năng lắng nghe – Hiểu người để quản trị tốt hơn
Trong nghề hành chính – nhân sự,
không chỉ có quy trình, biểu mẫu hay luật lao động mới là “vũ khí” của người
làm nghề. Một trong những năng lực mềm quan trọng nhất – đôi khi quyết định
thành bại của nhà quản trị nhân sự – chính là kỹ năng lắng nghe.
Lắng nghe không đơn giản là “nghe cho
hết câu chuyện”, mà là một nghệ thuật
cảm nhận và thấu hiểu con người. Khi người quản trị thật sự lắng
nghe, họ không chỉ nghe bằng tai – mà còn bằng trí tuệ, bằng cảm xúc và bằng sự
tôn trọng.
1.
Lắng nghe
để thấu hiểu, không phải để phản hồi
Phần
lớn mọi người nghe để chuẩn bị trả lời. Nhưng người làm nhân sự cần nghe để hiểu điều ẩn sau lời nói – tâm trạng,
nhu cầu, hay nỗi lo của nhân viên.
Một nhân viên than phiền “em thấy công việc nhàm chán” có thể không chỉ nói về
nhiệm vụ, mà là cảm giác không được
công nhận. Khi bạn lắng nghe sâu, bạn nghe được “tầng nghĩa thật” và có
thể giải quyết tận gốc vấn đề.
2.
Lắng nghe
giúp xây dựng niềm tin
Trong
tổ chức, niềm tin không đến từ chức danh mà đến từ cách người khác cảm thấy được tôn trọng.
Khi nhân viên cảm nhận rằng ý kiến của họ được lắng nghe – dù không phải lúc
nào cũng được chấp thuận – họ sẽ sẵn sàng hợp tác hơn, bày tỏ trung thực hơn và
gắn bó hơn.
3.
Lắng nghe
để quản trị cảm xúc và xung đột
Nhân
sự là nơi mọi “làn sóng cảm xúc” trong công ty đều đi qua. Nếu người quản trị
phản ứng thay vì lắng nghe, xung đột nhỏ có thể trở thành “điểm nổ”.
Lắng nghe chủ động – nghĩa là giữ bình
tĩnh, phản hồi có kiểm soát, ghi nhận cảm xúc của đối phương – sẽ giúp
bạn hạ nhiệt tình huống, dẫn dắt cuộc đối thoại theo hướng tích cực.
4.
Lắng nghe
mở đường cho thay đổi
Một
tổ chức phát triển là tổ chức biết học hỏi từ bên trong. Những buổi trò chuyện,
khảo sát nội bộ, hoặc phản hồi ẩn danh đều là cơ hội để người quản trị nghe tiếng nói thật của tập thể.
Từ đó, những điều chỉnh về chính sách, môi trường làm việc, hay văn hóa nội bộ
mới thật sự có giá trị – vì xuất phát từ nhu cầu thực tế, không phải từ giả
định.
5.
Rèn luyện
kỹ năng lắng nghe – bắt đầu từ sự tĩnh tâm
Lắng nghe là một kỹ năng, và nó cần được luyện tập mỗi
ngày.
a.
Hiện Diện
Trọn Vẹn 100%
Khi ai đó nói chuyện với bạn, hãy gác điện thoại sang một bên, đóng laptop lại,
và dồn toàn bộ sự chú ý vào họ. Ánh mắt và ngôn ngữ cơ thể mở (gật đầu, hướng
người về phía trước) cho thấy bạn đang thực sự tập trung.
b.
Nghe Mà
Không Phán Xét
Hãy tạm gác lại những định kiến, thành kiến cá nhân. Đừng vội nghĩ trong đầu
"suy nghĩ này sai rồi" hoặc chuẩn bị sẵn câu trả lời khi họ còn đang
nói. Hãy tiếp nhận thông tin một cách trung lập trước đã.
c.
Đặt Câu Hỏi
"Đào Sâu"
Sử dụng các câu hỏi mở để khuyến khích đối phương chia sẻ nhiều hơn:
-
"Anh/chị có thể
nói rõ hơn về điều đó được không?"
-
"Theo anh/chị,
đâu là nguyên nhân sâu xa?"
-
"Điều gì khiến
anh/chị cảm thấy lo lắng nhất trong tình huống này?"
d.
Phản Hồi Để
Đảm Bảo Hiểu Đúng
Sau khi họ nói xong, hãy tóm tắt lại những gì bạn vừa nghe được bằng ngôn từ
của mình.
-
"Vậy, theo
những gì tôi nghe được, vấn đề chính là X, và cảm giác của anh/chị lúc đó là Y,
có đúng không?"
Bước này cực kỳ quan trọng, nó đảm bảo không có sự hiểu lầm và cho đối phương
thấy bạn thực sự thấu hiểu.
e.
Lắng Nghe Cả
Những Điều Không Được Nói Ra
Hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể, tông giọng, và cảm xúc đằng sau lời nói. Một cái
thở dài, một ánh mắt né tránh, một giọng nói chùng xuống… tất cả đều là những
thông điệp quan trọng.
6.
Lắng nghe
– nền tảng của nghệ thuật quản trị con người
Quản
trị nhân sự không chỉ là sắp xếp công việc, mà là quản trị cảm xúc, hành vi và động lực con người. Và lắng nghe
chính là “chiếc cầu” kết nối tất cả những điều đó.
Người
làm nhân sự biết lắng nghe là người thấu
hiểu để quản trị, không phải kiểm soát để điều khiển. Khi bạn hiểu con
người, bạn dẫn dắt được tổ chức.
Lời kết:
Trong chuỗi kỹ năng của người làm hành chính – nhân sự, lắng nghe là
mảnh ghép tinh tế giúp mọi kỹ năng khác vận hành hiệu quả. Bởi trước khi truyền
đạt, thuyết phục hay lãnh đạo, ta phải hiểu con người đã.
Sự khác biệt giữa một người quản lý
"trung bình" và một người quản lý "xuất sắc" không nằm ở
việc họ giỏi ra lệnh đến đâu, mà nằm ở việc họ thấu hiểu nhân viên của mình sâu
sắc ra sao. Khi bạn chuyển hóa từ tư duy "quản trị công việc" sang
"quản trị con người", bạn sẽ nhận ra rằng lắng nghe chính là
chiếc chìa khóa vạn năng.
Hãy bắt đầu ngay hôm nay. Trong cuộc họp tiếp
theo, trong buổi trò chuyện one-on-one tiếp theo, hãy thử lắng nghe nhiều hơn
một chút, nói ít hơn một chút và đặt nhiều câu hỏi hơn một chút. Bạn sẽ ngạc
nhiên về những gì mình khám phá được, và quan trọng hơn, bạn sẽ xây dựng được
một đội ngũ vững mạnh không chỉ về năng lực, mà còn về sự gắn kết và trung
thành.
📌 Chuỗi bài viết: Kỹ
năng của người làm hành chính – nhân sự hiện đại
1. Kỹ năng giao tiếp – Cầu nối giữa con người và tổ chức] https://hanhtrangvaonghe.blogspot.com/2025/10/nhung-ky-nang-can-co-cua-nguoi-lam-hanh.html
👉 Bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ cùng đi sâu vào “Kỹ năng
đặt câu hỏi – Mở khóa vấn đề và thúc đẩy đối thoại” – kỹ năng song hành
cùng lắng nghe để trở thành nhà quản trị nhân sự thực thụ.
HR & Admin Outsourcing – Giải
Pháp Hành Chánh – Nhân Sự từ A-Z
Tinh gọn chi
phí – Nâng cao hiệu quả - Gia tăng lợi thế
📩 Email: hr.admimoutsourcing@gmail.com; bichtran.dk@gmail.com
📱 Zalo: [090 898 4700]
🌐 Website/Blog: https://hanhtrangvaonghe.blogspot.com/
Facebook: https://www.facebook.com/tuyendung.det?locale=vi_VN.
Linkedln: https://www.linkedin.com/in/tranngocbichhr/
Nhận xét
Đăng nhận xét